Unsere Tipps für effektives Zeitmanagement: So holst du das Beste aus Deinem Tag heraus!
Kundenprojekte, Buchhaltung, Steuererklärungen, Marketing und noch tausend Dinge mehr. Alles gleichzeitig unter Kontrolle haben zu müssen, kann sehr herausfordernd sein, gerade wenn Du derzeit noch nebengewerblich selbstständig bist. Damit Du keine Aufgaben aus den Augen verlierst oder wichtige Termine verpasst, bekommst Du in diesem Blogpost Tipps für Zeitmanagement. Wir geben Dir verschiedene Methoden an die Hand, die Dir zeigen, wie Du Deine unternehmerischen Aufgaben sinnvoll organisierst und priorisiert. Das steigert nicht nur Deine Effektivität, sondern verringert oft sogar Deinen Workload.
Tipps für Zeitmanagement: Aufgaben priorisieren
Du hast so viele To-Dos, dass du schon fast den Überblick verlierst? In der Gründungsphase ist das vollkommen normal und kann schnell überfordern. Umso wichtiger ist es, die Aufgaben zu priorisieren und sich zu verdeutlichen, welche Aufgaben aufeinander aufbauen.
Werfen wir zuerst einen Blick auf die bekannte Eisenhower Matrix, die Dir hilft, Aufgaben eine Priorität zuzuweisen. Von diesem Tipp für Zeitmanagement haben sicherlich schon viele gehört. Wenn Du die Eisenhower-Matrix also schon kennst, dann kannst Du einfach zu unserem nächsten Tipp für Zeitmanagement weiterscrollen. Jede Aufgabe in einem Unternehmen kann in eines der 4 Felder dieser Matrix eingeteilt werden. Sortiert wird nach “Wichtigkeit” und „Dringlichkeit“, wobei es für jedes Feld eine konkrete Handlungsempfehlung gibt, wie die darin befindlichen Aufgaben bearbeitet werden sollten.
Praxisbeispiele für jeden Quadrant:
Q1: Kundenprojekt heute noch abgeben
Q2: Neues Produkt entwickeln
Q3: Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
Q4: Kaffeemaschine reparieren
Bis zu diesem Punkt funktioniert das System von Eisenhower sehr intuitiv.
Bei der Interpretation der Matrix offenbaren sich jedoch 2 große Fallen:
Die erste liegt in Quadrant 4 und ist relativ offensichtlich, denn es ist leicht verständlich, dass man nicht zu viel Zeit mit Aufgaben verbringen sollte, die weder wichtig noch dringlich sind.
Überraschend ist hingegen, dass auch der erste Quadrant nicht die meisten Kapazitäten in Anspruch nehmen sollte. Natürlich gibt es immer wichtige Kundenprojekte, Steuererklärungen oder Zahlungen, die in diesem Moment oberste Priorität haben. Dennoch besteht die Arbeit im ersten Quadranten ausschließlich aus operativen Tätigkeiten, die kaum Raum für Weiterentwicklung erlauben.
Stell Dir vor, Du bewegst Dich den ganzen Tag im 1. Quadranten. Du kannst vielleicht die wichtigsten Probleme des Tages kurzfristig lösen, doch wo bleiben dann strategische Aufgaben wie Prozesse zu optimieren, Mitarbeiter zu schulen oder Dein Produkt weiterzuentwickeln? Im schlimmsten Fall verpasst Du es so, Dich und Dein Unternehmen an neue Marktsituationen anzupassen und Deine Mitbewerber können Dich überholen.
Fakt ist: die langfristigen Entscheidungen werden im 2. Quadranten getroffen.
Da diese auf den ersten Blick nicht dringlich sind, werden sie leider ständig verschoben.
Wir sollten uns bemühen, mehr Zeit mit den darin befindlichen Aufgaben verbringen zu können. Das ist eine schwierige Aufgabe, die nicht von heute auf morgen umsetzbar ist, sondern ein Umdenken und langfristig funktionierende Systeme benötigt!
Dabei ist der wichtigste Schritt, die Effizienz und Strukturierung der tagtäglichen Aufgaben zu verbessern. Wie das geht, verraten wir Dir im nächsten Tipp für Zeitmanagement.
Tipps für Zeitmanagement – Organisation und Effizienz
Alpen Methode
Die “A-L-P-E-N Methode” ist eine toller Tipp für besseres Zeitmanagement, denn es hilft Dir, den jeweiligen Arbeitstag effektiver zu planen. Diese kann in 5 Schritte unterteilt werden, die nacheinander stattfinden sollen.
Hier werden konsequent alle Aufgaben notiert, die heute erledigt werden sollten.
Wichtig ist hierbei, einen Rahmen festzulegen, in dem diese Aufgabe erledigt sein sollte, nicht wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen könnte! Durch den Zeitrahmen, den Du einer Aufgabe zu gestehst, bestimmst Du gleichzeitig ihre Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe keine hohe Relevanz hat, solltest Du den Zeitrahmen schmal halten.
Rechne bei Deiner Planung mit 60 % effektiver Arbeitszeit und 40 % Puffer. Wenn Du insgesamt 8 Stunden für Deine Arbeit geblockt hast, plane nur Aufgaben im Wert von 5 Stunden ein. Telefonate und E-Mails können Dich unterbrechen, das Internet abstürzen, der Drucker streiken oder ein Mitarbeiter hat eine Frage. Um Deine Pläne trotzdem einhalten zu können, sind diese Puffer essentiell. Solltest du eher fertig sein, kannst Du immer noch eine weitere Aufgabe finden.
Oft wirst Du merken, dass der Tag zu wenige Stunden für all Deine Aufgaben hat. Zur Priorisierung eignet sich wiederum die Eisenhower Matrix hervorragend, die Du nun ja bereits gut kennst. Sollte Dein Tageskontingent inklusive Pufferzeiten Deine maximale Arbeitszeit überschreiten, terminiere Aufgaben, die nicht wichtig und dringlich sind, für einen anderen Tag in der Woche.
Schaue am Ende des Tages, ob Du alle Ziele erreicht hast, die Du erreichen wolltest. Was ist Dir besonders gelungen? Was hat Dich von Deinem Plan abgebracht? Kannst du etwas tun, um realistischer zu planen oder effizienter zu arbeiten?
Profi-Tipp für Zeitmanagement: Manchmal hilft es, vor dieser Aufgabe einen kurzen und einfachen Task zu erledigen, um in den Zustand der Produktivität zu kommen.
Pareto Prinzip
Das bekannte Pareto Prinzip besagt, dass 80% der Arbeit in 20% der Zeit erledigt werden können. Die letzten 20% hingegen benötigen die restlichen 80% der Zeit. Gerade im unternehmerischen Kontext steht einigen Menschen der eigene Perfektionismus im Weg. Gerade Aufgaben mit niedriger Priorität solltest Du nicht gestatten, zu viel von Deiner kostbaren Zeit zu stehlen. Hierbei hilft es, auf das Pareto Prinzip zu vertrauen und zu überlegen, ob die vergleichsweise geringe Verbesserung den hohen Zeitaufwand wert ist.
Tool- Tipps für besseres Zeitmanagement
Nachdem Du nun verschiedene interne Techniken kennengelernt hast, um deine täglichen Aufgaben effizienter zu bewältigen, möchten wir Dir einige externe Tools vorstellen. Diese technischen Unterstützungen werden Dir helfen, den Überblick zu behalten und später auch Aufgaben von möglichen Mitarbeitenden zu verwalten. In unserem Blogpost “Lösungen der Effizienzsteigerungen in der Selbständigkeit” gehen wir auf einige der wichtigsten Programme ein, die Dir dabei helfen können.
Belohne Dich für Erfolge
Alles in allem können wir feststellen, dass es eine Vielzahl von Tipps für Zeitmanagement gibt, die Dir im unternehmerischen Alltag helfen, in weniger Zeit weiter voranzukommen. Es lohnt sich, diese bewährten Systeme nicht nur in der Theorie zu kennen, sondern einiges davon direkt in die Praxis umzusetzen. Vergiss trotz aller Effizienz Bemühungen nicht, Dich für erreichte Meilensteine zu belohnen und regelmäßige Pausen einzulegen. Wenn die in diesem Blog beschriebenen Tipps für Zeitmanagement effektiv eingesetzt werden, folgt daraus automatisch eine Zeitersparnis, die für den wichtigen Quadrant 2 in der Eisenhower Matrix genutzt werden kann. Somit hast Du endlich genug Zeit für richtungsweisende Entscheidungen in Deiner Selbstständigkeit, die Dir und Deinem Unternehmen langfristig Erfolg sichern können.
Bei der Findung Deiner Strategie, der Suche nach Förderungsmöglichkeiten und vielem mehr können wir Dir helfen und das in den meisten Fällen sogar völlig kostenlos. In den letzten 11 Jahren haben wir mittlerweile rund 1000 Gründungen begleitet und können Dich auf Deine Selbständigkeit vorbereiten. Schau Dir einfach unser kostenfreies Video zum Thema “AVGS” an, um die Beratungskosten zu 100% vom Arbeitsamt übernommen zu bekommen.