“Das Anmelden einer GmbH ist ein Kinderspiel.”, so die landläufige Meinung vieler Berater. Doch leider ist dies nicht der Fall. Denn man sollte bei der Anmeldung einer GmbH einiges beachten, was ansonsten im Nachhinein den Start erschweren kann. In diesem Beitrag habe ich die Punkte aufgelistet, welche wir erfuhren, als wir unsere erste GmbH gründeten.
1. Drum prüfe wer sich in einer Gesellschaft bindet
Im ersten Schritt sollte man sich darüber bewusst werden, mit wie vielen Gesellschaftern man die GmbH gründen will. In diesem Punkt kann ich nur empfehlen, genau zu prüfen wer sich hier mit wem, wie binden möchte. Nach meinen Erfahrungen spricht es für sich, wenn man zuvor in anderen Projekten zusammen arbeitet, um den Partner kennen zu lernen, bevor man sich in einer Gesellschaft bindet. Dies gilt natürlich nur, wenn man als Gesellschafter auch aktiv die Gesellschaft mit entwickeln möchte und keinen externen Geschäftsführer einstellt.
2. Ein Gesellschaftervertrag muss her
Gründet man die GmbH mit mehr als einem Gesellschafter, dann benötigt man einen Gesellschaftsvertrag. Hier sollte man auf den Standardvertrag verzichten und diesen nach den eigenen Wünschen und Vorstellungen modifizieren. Ich kann nur empfehlen, den Vertrag zuvor mit einem Notar, einem Steuerberater, einem Unternehmensberater und bei besonders umfangreichen Bedingungen auch noch mit einem Rechtsanwalt durchzusprechen. Dies sollte man möglichst getrennt machen, damit man die verschiedenen Sichtweisen und Erfahrungen der jeweiligen Branchen in den Vertrag mit einfließen lassen kann.
3. Name der Gesellschaft durch die IHK prüfen lassen
Da eine GmbH eine juristische Person, also eine Person ist, benötigt diese einen Namen. Diesen sollte man vorab durch die zuständige IHK prüfen lassen. Ist der Name nämlich nicht eindeutig und man hat bereits gegründet, darf man die neugegründete Gesellschaft gleich wieder umbennenen. Dies kostet natürlich wieder zusätzlich Gebühren. Deswegen vor dem Notartermin prüfen, ob der Name der Gesellschaft den Kriterien der IHK entspricht.
4. Teilungsoptionen für neue Gesellschafter festlegen
Nachdem man den Gesellschaftsvertrag erstellt hat, sollte man noch einmal darüber nachdenken, wie die Zukunft der Gesellschaft im Zusammenhang mit weiteren Gesellschaftern aussehen könnte. Sollen neue Gesellschafter hinzu kommen dürfen oder ist dies bereits geplant? Ist dies der Fall oder will man sich die Option offen halten, sollte man das Stammkapital so wählen, dass es später ohne große Problem geteilt werden kann. Auch hier lohnt es sich, mit einem Notar oder Steuerberater über das Thema zu sprechen.
5. Termin vereinbaren und Unterlagen zum Notar senden
Bevor man einen Termin beim Notar wahrnimmt, empfiehlt es sich die Unterlagen für die neue Gesellschaft zum Notar zu senden. Hierdurch kann sich der Notar auf die Gründung vorbereiten. Man spart sich dadurch sehr viel Zeit und kann sich auf das Wesentliche fokussieren.
Zu den Unterlagen, welche man zum Notar senden sollte, gehören: Gesellschaftsvertrag, Name der Gesellschaft und Anschrift der Gesellschafter.
6. Gründung der Gesellschaft beim Notar
Die Gründung der GmbH beim Notar funktioniert sehr schnell. Innerhalb von wenigen Minuten bis einer Stunde ist die Gesellschaft gegründet. Länger dauert es nur, wenn man zuvor nicht über alles gesprochen hat und Fragen zu der Gesellschaft während des Notartermins aufkommen.
Bei der Gründung der Gesellschaft müssen alle Gesellschafter anwesend sein. Zudem sollte man seinen Personalausweis oder Reisepass nicht vergessen. Den benötigt man, um sich beim Notar zu identifizieren.
Nach diesem Termin ist die Gesellschaft gegründet und ab sofort darf man mit dem Vermerk “i.G.” öffentlich auftreten.
7. Konto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Die neugegründete Gesellschaft sollte als Erstes eine Bank besuchen, um dort ein Konto zu eröffnen. Auch hier empfiehlt es sich einen Termin zu vereinbaren und alle Unterlagen zuvor zur Prüfung zur Bank zu senden. Man sollte auch vorab klären, wie lange die Bank benötigt, um das Konto zu eröffnen. Wir haben Banken erlebt, bei denen dauerte es 3 Wochen bis das Konto eröffnet gewesen wäre. Also vorher nachfragen.
Bei der Eröffnung des Kontos müssen alle Verfügungsberechtigten vor Ort sein oder sich zuvor per Postident legitimieren. Auch hier sollte man vorab nachfragen wie die Bank dies handhabt. Zum Termin benötigt man den Gesellschaftsvertrag, die Gründungsbeglaubigung des Notars, Personalausweise oder Reisepass und wenn man das Stammkapital bar einzahlen möchte, das Stammkapital.
Nach Eröffnung des Kontos sollte man von Beginn an eine Summe auf dieses überweisen. Am Besten zahlt man die Summe gleich bar ein, damit Gebühren der Bank sofort beglichen werden können. Wichtig ist hier, man darf nicht das Stammkapital dafür angreifen, ansonsten kann es Probleme geben.
Das Stammkapital zahlt man mit dem Wortlaut und in den Stücken ein, welche im Gesellschaftsvertrag festgelegt wurden. Hier sollte man darauf achten, dass der Wortlaut auf dem Einzahlungs- oder Überweisungsbeleg stimmt, damit das Kapital später eindeutig zugeordnet werden kann.
8. Eintragen der Gesellschaft beim Handelsregister
Ist das Stammkapital bei der Bank eingegangen, erhält man auf Nachfrage einen Auszug über die Stammkapitaleinlage. Diesen Auszug sollte man unbedingt von der Bank bestätigen lassen. Den Auszug schickt oder faxt man zum Notar, damit dieser die Eintragung der Gesellschaft beim Handelsregister veranlassen kann.
Bevor die Gesellschaft aber eingetragen wird, erhält man vom Handelsregister einen Zahlungsbeleg. Dieses sollte man schnellstens überweisen, damit die Eintragung schnell erfolgt. Bis dahin muss man das “i.G.” im Namen weiter führen.
9. Gesellschaft beim Finanzamt anmelden
Das Finanzamt erfährt meistens sehr schnell, wenn eine neue Gesellschaft gegründet wurde. Deswegen wird man kurze Zeit später bereits Post vom Finanzamt erhalten, in der man Auskunft über die Gesellschaft erteilen darf. Dieser Auskunft sollte man aus eigenem Interesse sehr schnell nachkommen, auch wenn viele der geforderten Unterlagen noch nicht vorhanden sind. Nach unseren Erfahrungen benötigt das Finanzamt nur einen Bruchteil der geforderten Unterlagen, um eine Steuernummer zu vergeben.
Die Steuernummer ist im Übrigen sehr wichtig. Zum einen benötigt man diese zur Anbieterkennzeichnung auf der Webseite. Viel interessanter ist jedoch, hat man als Unternehmen noch keine Steuernummer, dann können die Unternehmen, an welche man Rechnungen verschickt, die Mehrwertsteuer nicht ziehen. Bei 19 Prozent können da schon ein paar Sümmchen zusammen kommen.
Wir mussten im Übrigen beim Finanzamt nachfragen, wo denn unsere Steuernummer bleibt. Dies kann ich nur empfehlen, wenn die Vergabe der Steuernummer sich mehrere Wochen hinziehen sollte.
10. Gesellschaft beim Gewerbeamt anmelden
Zum Schluss muss man natürlich die neue Gesellschaft auch noch beim Gewerbeamt anmelden. Wenn man dies mal ein paar Wochen verpasst, ist dies kein Problem. Man kann auch rückwirkend die Gesellschaft anmelden.
Bei der Anmeldung müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Gibt es nur einen Geschäftsführer, dann kann er die Gesellschaft alleine anmelden. Für die Anmeldung benötigt man den Handelsregistereintrag und einen gültigen Ausweis.
Gründet man das erste Mal eine Gesellschaft, kann ich nur empfehlen, Informationen sammeln und so oft wie nur möglich bei allen Beteiligten nachfragen, was man genau machen muss. Wir haben bei unserer Gründung mit Beratern, Notaren, Steuerberatern und Behörden gesprochen und von jedem Auskünfte erhalten, welche uns die Anderen nicht nannten. Jeder der Beteiligten hat seinen Fokus bei der Gründung auf anderen Bereichen. Was für den Einen unwichtig erscheint, ist für den anderen relevant. Deswegen empfehle ich: Fragen, Fragen, Fragen.
Gesellschaftsvertrag erstellen (nur notwendig ab 2 Gesellschaftern)
Name bei IHK prüfen lassen
Stammkapital festlegen und Teilungsoptionen für hinzukommende Gesellschafter prüfen
Gesellschaftsvertrag, Name der Gesellschaft und Name und Anschrift der Gesellschafter einem Notar übermitteln
Gesellschaft bei Notar gründen
Bankkonto bei Bank für Gesellschaft einrichten (Kopie Gesellschaftsvertrag nicht vergessen) – alle Verfügungsberechtigten für das Konto müssen beim Termin anwesend sein.
Stammkapital auf Bankkonto einzahlen.
Auszug über Stammkapitaleinlage mit Bestätigung von Bank zum Notar senden (damit die Gesellschaft eingetragen werden kann)
Gesellschaft beim Gewerbeamt anmelden (Gesellschaftsvertrag oder Handelsregistereintrag mitnehmen – alle Geschäftsführer müssen anwesend sein)
Gesellschaft beim Finanzamt anmelden (die Unterlagen werden meistens automatisch zu geschickt)