Grundlagen für einen erfolgreichen Messeauftritt

Im Oktober ist Gründerlounge – die Netzwerkmesse für Gründer, Start-ups und Innovatoren. Dann heißt es wieder Kontakte knüpfen, Wissen erlangen und das eigene Geschäft voranbringen. Zur Einstimmung auf die diesjährige Gründerlounge teasern wir schon einmal die typischen Fragestellungen im Vorfeld an, damit Sie sich auf die Gespräche vor Ort bestens vorbereiten können. In den folgenden beiden Beiträgen geht es daher um Ihren erfolgreichen Messeauftritt.
Netzwerkarbeit ist kein Hexenwerk, sollte aber professionell gemanagt werden. Messen spielen dabei eine große Rolle, egal ob Sie diese als Aussteller oder als Besucher nutzen. Vor diesem Hintergrund geben wir Ihnen in den nächsten beiden Blogartikeln Basics an die Hand, die sie für den nächsten Messebesuch nutzen können. Im ersten Teil geht es um die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Kommunikation und das Auftreten am Messestand und im nächsten um Vor- und Nachbereitung der Messe.

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Durch den Messeveranstalter wird in der Regel für die Messe und nicht für die einzelnen Aussteller geworben. Für die eigene Werbung und Öffentlichkeitsarbeit wird den Ausstellern häufig eine Reihe von kostenlosen oder zum Selbstkostenpreis erhältlichen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt wie beispielsweise Eintrittskarten-Gutscheine, Messekalender oder Druckvorlagen. Die über die Messegesellschaft bezogenen Werbemittel sind die einfachste Form der Einladungswerbung mit der Einschränkung, dass lediglich die Beteiligung des betreffenden Unternehmens bekanntgegeben wird. Informationen über das eigene Unternehmen und das eigene Ausstellungsprogramm können so nicht vermittelt werden.
Für Ihre eigene Besucherwerbung empfehlen wir die folgenden Maßnahmen:

Mehrstufige Einladungsaktionen

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Kunden nach Ihrer Einladung auch tatsächlich zur Messe kommen. Mehrstufige Einladungsaktionen sind deutlich wirksamer.

• „Save the Date“-Mails für den ersten Schritt
• im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform
• zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn.

Telefonanrufe

Telefonieren Sie nach und laden Sie Ihre wichtigsten Kunden nochmals persönlich ein. Anknüpfungspunkte können sein:

• eine spezielle Präsentation
• ein Fachvortrag während der Messe
• ein gemeinsames Arbeitsessen mit Lieferanten
• eine Abendveranstaltung
• ein Vertriebspartner-Treffen

Pressearbeit

Um weitere potenzielle Kunden zu interessieren, sollten die Möglichkeiten der klassischen Pressearbeit genutzt werden, wie beispielsweise

• Pressemitteilung
• Produktberichte für die Presse
• Pressemappe
• Pressekonferenz

 

Kommunikation und Auftreten am Messestand

Der Messestand schafft durch Architektur und Gestaltung das positive räumliche Umfeld für sachliche und persönliche Information. Kompetentes Standpersonal und funktionsgerechter Ablauf des Messebetriebs sichern durch folgende Punkte den Erfolg:

• Gastgeber für die Besucher sein
• Professionelles Standpersonal
• Gute Gesprächsführung
• Gesprächsnotizen anfertigen
• Messeknigge beachten
• Optisch professioneller Eindruck der Personen am Stand

Die Besucher des Standes sollen sich wohlfühlen. Dafür eignet es sich, sich selbst in die Rolle eines Gastgebers zu versetzen:

• Halten Sie sich auf dem Stand nur auf, wenn Sie aktiv sind
• Sprechen Sie jeden Besucher an, der sich auf Ihrem Stand befindet
• Jeder ist für seinen Stand verantwortlich
• Machen Sie aus einem anonymen Messebesucher einen Gast
• Ein guter Gastgeber empfängt seine Gäste freundlich und herzlich
• Ein Gastgeber lässt seinen Gast zu Wort kommen und hört zu
• Ein guter Gastgeber erfüllt genau und zeitnah, was dem Gast versprochen wurde
• Sorgen Sie für Ihr Team. Dann sorgt Ihr Team auch für Sie!

Standpersonal

Je motivierter und qualifizierter das Standpersonal ist, umso größer sind die Chancen für hohe Verkaufsresultate und neue Kontakte. Eine gezielte Auswahl und eine intensive Schulung der Standmitarbeiter sind genauso wichtig wie eine wirkungsvolle Präsentation der Produkte. Auf folgende Qualifikationen des Standpersonals sollte Wert gelegt werden:

• Ausgeprägte theoretische und praktische Fachkenntnisse
• Kontaktfreudigkeit und Aufgeschlossenheit
• Sicheres, gewandtes Auftreten
• Guter sprachlicher Ausdruck
• Anpassungsfähigkeit
• Fremdsprachenkenntnisse
• Messeerfahrung
• Belastbarkeit (Gesundheit)
• Reisefreudigkeit

Briefing des Standpersonals

Unmittelbar vor der Messe wird die Standmannschaft über die Messe informiert:

• Unternehmensintern:
  • Messe, Messeziele, Besucherzielgruppen
  • Darstellung des Unternehmens, C.I. und C.D.
  • Begleitende Werbemaßnahmen
  • Wettbewerbssituation, Branchensituation
• Exponate
  • Produkt- und Leistungsangebot inklusive Preisen und Konditionen
• Messe/Messestand
  • wichtige Kunden und Interessenten
  • Kundenbetreuung
  • Standordnung, Abläufe, Dienste, Zeiten
• Dokumentation
  • Gesprächsnotizen

Gesprächsführung

Beim Betreten des Standes muss dem Besucher Zeit zum Umschauen gelassen werden. Der Standbetreuer sollte beobachten, wofür sich der Besucher interessiert. Dabei kann ein günstiger Zeitpunkt für den ersten Kontakt abgepasst werden. Bei der Begrüßung des Interessenten stellt sich der Mitarbeiter vor und erläutert das in Frage kommende Exponat. Bekannte Besucher werden sofort angesprochen und mit Namen begrüßt.
In der Gesprächsführung muss Aufdringlichkeit unbedingt vermieden werden. Zuhören können ist eine gefragte Gabe. Vorstellungen, Motive, kritische Einwände, Verwendungszwecke, Qualitätsanforderungen sowie Dringlichkeit der Auftragsentscheidung sind mit gezielten Fragen zu ermitteln. Auf Einwände sollte sensibel und möglichst mit konkreten Lösungsmöglichkeiten reagiert werden. Durch Erfragen der fachlichen Kompetenz und der betrieblichen Entscheidungsbefugnis des Besuchers wird eine gemeinsame Verständigungsebene gefunden.
Zum Gesprächsabschluss sollte möglichst ein weiterer Kontakt vereinbart werden, z. B. Besuchstermin oder die Übersendung von konkreten Angeboten. Bei der anschließenden Ausfüllung des Besuchererfassungsbogens sind alle Wünsche sofort zu notieren. In der Messehektik werden einzelne Punkte sonst schnell vergessen. Die genaue Information für eine nachfolgende Bearbeitung vermeidet, dass bei einem weiteren Kontakt mit dem Interessenten widersprüchliche Aussagen gemacht werden.

Gesprächsnotiz

Um eine effektive Nacharbeit und konkrete Aussagen zum Messeerfolg machen zu können, ist die Erfassung der Besucherkontakte unabdingbar. Kein Besucher wiederholt gerne nach Wochen sein Anliegen, nur weil die Gesprächsnotiz nicht ordentlich verfasst wurde. Vorbereitete Formulare reduzieren den Aufwand hierfür und ermöglichen ein schnelles Ausfüllen durch den Bearbeiter. Nur genaues Ausfüllen der Berichtsbogen garantiert die prompte Erledigung von Anfragen.
Vorab muss festgelegt werden, welche Gespräche als aufzeichnungswürdig eingestuft werden. Generell gilt, der Berichtsbogen ist erst bei ernsthaftem Interesse des Besuchers am Produkt auszufüllen. Kurze Detailauskünfte, die nicht mit der Angabe der Anschrift enden, werden eventuell mit Strichlisten nach Produkten oder Themengruppen erfasst. Auch diese Kurzberatungen können interessante Aufschlüsse über die Akzeptanz der Exponate geben.
Inhalte werden nach folgendem Muster festgehalten:

• Einleitung
  Wer ist der Besucher, Kontaktdaten, Position im Unternehmen, Sprache, …
• Hauptteil
  Was wurde mit dem Besucher besprochen, Interessen, bisherige Erfahrungen, …
• Schluss
  Wie ist man mit dem Besucher verblieben, Termin & wann, Angebot, Kauf, weitere Informationen, …

Professionelles Auftreten

Auf Kleidung, Aussehen und Haltung ist großer Wert zu legen.

• Kleidung
  • Eine einheitliche Bekleidung des Standpersonals erleichtert das Auffinden des Standdienstes.
  • Häufig genügen auch bestimmte Bekleidungsaccessoires (Krawatte, Tücher), um die Standbesatzung leichter zu erkennen.
  • Namensschilder
  • Genügend große Namensschilder sollten selbstverständlich sein.
• Statussymbole / Schmuck
  • 5-Teile-Regel
  • Farblich zusammenpassend Gürtel und Schuhe für Herren
  • Messeknigge

Messeknigge

• Visitenkarte: Achtsam lesen, mit beiden Händen festhalten
• Anklopfen: Wer ein Büro betritt, klopft an
• Duzen: Der Ranghöhere darf es anbieten
• Düfte: Parfüm ist besser als Knoblauch oder Alkoholfahne
• Gruß: Es grüßt immer der, der hinzukommt
• Handy: auf lautlos
• Niesen: Benutzen Sie ein Taschentuch oder Ihre linke Hand. Passé ist es „Gesundheit“ zu wünschen
• Goldene Regel des Smalltalks: echtes Interesse keine Neugier
• Tabu ist es über Politik, Religion und Krieg zu sprechen

Check für den ersten Eindruck

• Aktiv statt passiv
  • Stehendes Standpersonal erweckt einen aktiveren und positiveren Eindruck
  • Gesprächsbereitschaft wird signalisiert
• Selbstbeschäftigung
  • lesen, essen, trinken, rauchen, telefonieren, ausruhen, am Notebook arbeiten, usw.:
    nicht in Gegenwart des Kunden
• Gesprächsnotizen
  • Leserlich schreiben und möglichst viele Informationen notieren, da dies die Nachbereitung erleichtert
  • in Gegenwart des Kunden oder direkt nach dem Gespräch erfassen
• Werbematerialien
  • Ausreichend dabei haben
  • Aktiv übergeben oder Versand im Nachgang der Messe anbieten
• Pausen
  • nach Absprache