Der E-Mail-Verkehr hat die Büroarbeit so nachhaltig verändert, wie kaum ein anderes Kommunikationsmittel. Oft „plingt“ es im Minutentakt und es kommen neue Nachrichten bei uns an. „Haben Sie schon die E-Mail bearbeitet, die ich Ihnen vor 15 Minuten gesendet habe?“ Es ist eine immer öfter vorkommende Unsitte, einer E-Mail nachzutelefonieren. Das führt schnell dazu, dass wir uns überrumpelt fühlen und uns zu überhasteten Reaktionen verleiten lassen. E-Mails werden schnell echte Zeitdiebe, wenn wir es zulassen, dass sie uns unterbrechen und unsere eigene Arbeitsorganisation stören.
Sagen Sie den Zeitdieben den Kampf an
Disziplin und eine gewisse Gelassenheit sind beim Umgang mit E-Mails hilfreich. Zeitmanagement heißt, die eigene Arbeit und die eigene Zeit zu beherrschen und sich nicht von außen beherrschen zu lassen. Agieren, statt zu reagieren. Warum sollen wir andere entscheiden lassen, wann wir unsere Nachrichten abrufen?
4 Tipps für Ihr Zeitmanagement
Hilfreich ist es, für konzentrierte Aufgaben zeitweise offline zu gehen und die E-Mails zu lesen, wenn es Ihnen zeitlich passt. Fest definierte und geplante Zeitblöcke, z.B. täglich um 9 Uhr, 12 Uhr und 16 Uhr bringen hier selbstbestimmte Regelmäßígkeit und Routine.
Spamfilter sollten selbstverständlich sein. Stellen Sie die akustische Benachrichtigung, das „Pling“ aus. Es lenkt nur ab, ob Sie wollen, oder nicht. Gleiches gilt übrigens auch bei Smartphones.
Treffen Sie bei jeder E-Mail sofort eine Entscheidung, wie Sie mit ihr verfahren wollen: Sofort Löschen, oder sofort Ablegen, oder möglichst sofort Delegieren. Der „Rest“, der erledigt werden muss, kommt priorisiert auf die Todo-Liste.
Kennen Sie Ping-Pong-E-Mails? Sie gehen zwischen den Absendern immer wieder hin und her und produzieren endlosen Schriftverkehr. Hier hilft oft nur der Griff zum Telefon, um die Angelegenheit direkt zu erledigen.
Über 76 Smilies werden in der E-Mail verwendet
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum viele von uns gerne Smilies in ihren E-Mails verwenden? Es gibt Studien, die besagen, dass es mittlerweile über 76 verschiedene Smilies gibt. E-Mail-Kommunikation ist häufig „härter“ als zu Telefonieren, oder gar als das persönliche Gespräch. Aber das ist ein Thema für einen weiteren Blogbeitrag … ☺☺☺
Wenn Sie den Zeitdieben den Kampf ansagen möchten und Ihre Fähigkeiten in den Bereichen Zeitmanagement und effektive Organisation verbessern möchten, gibt es weitere Infos unter: www.bei-training-dresden-nord.de.